برنامه هاي كوهنوردي بايد هميشه از قبل و در فرصت مناسب طراحي و تدارك ديده شوند . حتي اگر به يك برنامه يك روزه همه مي رويد بايد يك سري از اصول و احتياجات آن از قبل مشخص باشند .

وظايف يك سرپرست را در چهار دسته مي توان خلاصه نمود .

1.         جمع آوري اطلاعات د رمورد برنامه و راههاي وصول به آن

2.         عضوگيري و جمع آوري افراد گروه

3.         برنامه ريزي تداركات و تقسيم كار

4.         و بالاخره اجراي برنامه

جمع آوري اطلاعات در مورد محل برنامه را سرپرست بايد مدتها قبل شروع نمايد هدف نهايي برنامه بايد از قبل مشخص باشد . آيا برنامه صعود قله خواهد بود يا بازديد از يک غار و يا راهپيمايي گلگشتي . پس از مشخص شدن موضوع برنامه بايد اطلاعات مربوط به آن را جمع آوري نمايد . اين اطلاعات شامل :

- ارتفاع قله

- راههاي وصول به آن و اينکه گروه از چه مسيري صعود خواهد کرد

-  آيا در طول برنامه کار فني هم اجرا خواهد شد يا خير

- نزديکترين آبادي و جاده ماشين رو و نوع جاده به مبدا‌ صعود

- انواع وسيله نقليه اي که از شهر مبدا تا شهر مقصد وجود دارند

- مدت لازم براي صعود به قله و زمان رفت و برگشت

- آيا گروه شب ماني هم خواهد داشت و در اين صورت محلهاي برقراري کمپ

- ساعات بيداري و حرکت و مسائلي از اين قبيل مي تواند باشند .

مجموعه اطلاعات در مورد محل برنامه را سرپرست مي تواند با خواندن گزارش برنامه گروههايي كه در سابق به منطقه رفته اند ،‌ كتابهاي كوهنوردي ، مطالعه نقشه و تحقيق از كساني كه قبلا” اين برنامه را اجرا كرده اند ،‌ به دست بياورد . فقط يک نکته مهم که در رابطه با جمع آوري اطلاعات وجود دارد مسئله کهنه بودن اطلاعات افراد و يا گزارش برنامه هاي قديمي مي باشد . چه بسا از فلان پل که در گزارش برنامه سه سال پيش صحبت شده است اکنون به دليل سيل هيچ اثري نباشد و کار گروه در محل با اشکال مواجه شود يا در گزارش برنامه صحبت از يک جاده خراب تا پاي کوه باشد ولي در حال حاضر ممکن است آنجا جاده آسفالته داشته باشد . يا چند سال پيش هيچ پناهگاهي در طول مسير نبوده ولي اکنون پناهگاهي جديد درست شده باشد . از اين رو تجربه مي گويد که هميشه اين گونه گزارشات و تعاريف يک نماي کلي ولي غير دقيق از محل برنامه به انسان مي دهند و هميشه آنها را بايد با ديد انتقادي خواند و تفسير کرد .

از : کتاب سرپرستی و مدیریت گروه های کوهنوردی - نوشته پرویز ستوده شایق